Chính sách quyền riêng tư

• Tài khoản người dùng: họ tên, email công việc, vai trò; mật khẩu chỉ lưu dạng băm một chiều.
• Dữ liệu ứng viên: thông tin hồ sơ nghề nghiệp công khai (chức danh, kinh nghiệm, kỹ năng, nơi làm việc), CV do người dùng tải lên, và nội dung trao đổi giữa người dùng với ứng viên (tin nhắn, email, câu trả lời).
• Dữ liệu từ Google/Microsoft khi bạn kết nối hộp thư: địa chỉ email và tên hiển thị của hộp thư, token truy cập OAuth, các email hệ thống gửi thay bạn và thư trả lời trong đúng những luồng thư đó (chi tiết ở mục 3).
• Nhật ký kỹ thuật: thời điểm đăng nhập, thao tác quan trọng (nhật ký kiểm toán), lỗi hệ thống — dùng cho bảo mật và khắc phục sự cố.

• Vận hành tính năng tuyển dụng: lưu vị trí, hồ sơ ứng viên, chấm điểm và xếp hạng mức phù hợp bằng AI.
• Để Nhân viên AI soạn và gửi tin nhắn/email tới ứng viên theo mẫu và chế độ duyệt mà người dùng đã chọn, rồi phân loại câu trả lời để báo lại người dùng.
• Bảo mật, chống lạm dụng, tuân thủ pháp luật.

Khi bạn bấm "Kết nối Gmail" hoặc "Kết nối Outlook", bạn đăng nhập và cấp quyền trực tiếp trên trang của Google/Microsoft. Chúng tôi không bao giờ nhận mật khẩu email của bạn. Quyền xin và mục đích:

• Gửi email (Gmail: gmail.send; Outlook: Mail.Send): gửi email tới ứng viên thay mặt bạn — chỉ những thư bạn đã duyệt, hoặc thư theo mẫu bạn đã duyệt khi bạn chọn chế độ tự gửi.
• Đọc email (Gmail: gmail.readonly; Outlook: Mail.ReadWrite): chỉ đọc hai loại thư: (1) các luồng thư do chính hệ thống đã gửi, để biết ứng viên nào đã trả lời; (2) thư đến có mã vị trí tuyển dụng của bạn trong tiêu đề (dạng CV-J123, do bạn ghi trong tin tuyển dụng) và có file đính kèm, để nhận CV ứng viên gửi về — hệ thống chỉ tìm đúng các mã của vị trí đang mở, chỉ đọc nội dung và tải file PDF/Word đính kèm của những thư đó; file và nội dung thư chưa được bạn đưa vào kho ứng viên bị xoá sau 14 ngày. Ngoài hai loại này, hệ thống không liệt kê, tìm kiếm, đọc, xoá hay đánh dấu bất kỳ thư nào khác trong hộp thư của bạn. Với Outlook, quyền ghi chỉ dùng để tạo bản nháp của thư sắp gửi.
• Tạo sự kiện lịch (Google: calendar.events; Outlook: Calendars.ReadWrite — tuỳ chọn): tạo, dời hoặc huỷ sự kiện phỏng vấn trên lịch của bạn khi bạn hoặc ứng viên chốt giờ phỏng vấn, kèm link họp online (Google Meet / Teams) và lời mời cho ứng viên cùng người phỏng vấn bạn nhập. Hệ thống không đọc các sự kiện khác trên lịch của bạn. Bạn có thể bỏ quyền này; khi đó hệ thống vẫn gửi thư lịch phỏng vấn nhưng không tự tạo sự kiện.
• Thông tin tài khoản (email, profile): hiển thị hộp thư nào đang được dùng và tên người gửi.

Cam kết về dữ liệu nhận từ Google/Microsoft:

• Chỉ dùng để cung cấp các tính năng nêu trên, hiển thị rõ cho bạn trong ứng dụng.
• Không bán, không dùng cho quảng cáo, không dùng để đánh giá tín dụng hay mục đích cho vay.
• Không dùng để huấn luyện hay cải thiện các mô hình AI/ML tổng quát.
• Nội dung thư trả lời của ứng viên được gửi tới nhà cung cấp mô hình AI mà chúng tôi dùng (Anthropic) chỉ để phân loại câu trả lời và soạn thư đáp cho chính bạn; nhà cung cấp không được dùng dữ liệu này để huấn luyện mô hình.
• Nếu bạn tự kết nối trợ lý AI của riêng mình (xem mục "Chia sẻ dữ liệu"), thư trả lời chỉ được chuyển sang trợ lý đó khi chính bạn hỏi tới trong trợ lý, và chỉ với những nhân viên AI bạn đã cho phép.
• Không ai trong đội ngũ của chúng tôi đọc nội dung thư, trừ khi bạn đồng ý cho từng trường hợp cụ thể, khi cần để điều tra sự cố bảo mật/lạm dụng, hoặc khi pháp luật yêu cầu.

Beacon HR's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chuyển cho:

• Nhà cung cấp hạ tầng (máy chủ, lưu trữ) xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi.
• Nhà cung cấp mô hình AI, chỉ phần nội dung cần cho tính năng đang dùng (chấm hồ sơ, soạn/phân loại tin nhắn).
• Trợ lý AI do chính người dùng kết nối (vd Claude qua connector MCP): chỉ sau khi người dùng đăng nhập và đồng ý trên trang cấp quyền, chỉ với những nhân viên AI được chọn, và chỉ phần dữ liệu người dùng hỏi tới trong trợ lý đó. Người dùng chọn mức quyền: xem, tạo bản nháp, và (tuỳ chọn, mặc định tắt) duyệt/điều khiển agent thay mình; ở mức điều khiển, trợ lý chỉ bấm được những nút người dùng tự bấm được trên web (vd duyệt, gửi tin trả lời, đăng bài người dùng đã đọc), và được dặn luôn hỏi người dùng trước; phần lớn việc vẫn do agent thực hiện trong giới hạn mỗi ngày. Người dùng ngắt kết nối bất cứ lúc nào ở trang Tài khoản; dữ liệu đã chuyển sang trợ lý chịu điều khoản giữa người dùng và nhà cung cấp trợ lý đó.
• Khách hàng của đơn vị tuyển dụng (doanh nghiệp thuê tuyển), qua báo cáo tiến độ do nhân sự phụ trách chủ động gửi: báo cáo chỉ gồm số liệu tổng hợp và thông tin ẩn danh của ứng viên (mã như #A1, chức danh, công ty hiện tại, số năm kinh nghiệm, bước tuyển dụng). Họ tên ứng viên chỉ hiện khi nhân sự phụ trách chủ động chọn từng người; ảnh, email, số điện thoại và link hồ sơ không bao giờ có trong báo cáo.
• Cơ quan nhà nước khi có yêu cầu hợp pháp.

Trong một tổ chức, người dùng có vai trò quản lý có thể xem dữ liệu tuyển dụng của nhóm mình.

• Token truy cập hộp thư và phiên đăng nhập nền tảng được mã hoá AES-256-GCM trước khi lưu.
• Kết nối được mã hoá bằng HTTPS; quyền truy cập dữ liệu phân theo vai trò; thao tác quan trọng được ghi nhật ký kiểm toán.
• Danh sách người đã từ chối nhận tin chỉ lưu dạng băm (HMAC) — tra được để không liên hệ lại, nhưng không đọc ngược ra email/số điện thoại.

• Ngắt kết nối hộp thư trong ứng dụng: token bị xoá ngay, hệ thống hết quyền truy cập. Bạn cũng có thể thu hồi quyền bất cứ lúc nào tại myaccount.google.com/permissions hoặc trang ứng dụng của tài khoản Microsoft.
• Hệ thống chỉ đọc lại các luồng thư đã gửi trong vòng 30 ngày gần nhất.
• Email và dữ liệu tuyển dụng được giữ trong thời gian tổ chức dùng dịch vụ để người dùng xem lại lịch sử liên hệ; xoá theo yêu cầu gửi tới trungnguyen200400@gmail.com.
• Ứng viên bấm link huỷ nhận ở cuối mỗi email sẽ không bao giờ được liên hệ lại và không bị thu thập lại hồ sơ.

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các luật tương ứng, bạn có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, xoá dữ liệu, rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc hạn chế xử lý. Ứng viên muốn biết hệ thống đang giữ gì về mình, hoặc muốn xoá, xin gửi yêu cầu tới trungnguyen200400@gmail.com. Chúng tôi phản hồi trong vòng 30 ngày.

Dịch vụ dành cho doanh nghiệp và người từ 18 tuổi trở lên. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.

Khi thay đổi chính sách, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực ở đầu trang; thay đổi quan trọng sẽ được thông báo trong ứng dụng.

Beacon HR — email: trungnguyen200400@gmail.com.